OpenOffice Writer: Serienbrief drucken

Dialogmarketing lebt von der mehr oder weniger direkten Kommunikation mit den Kunden. Werden dazu Werbebriefe versendet, dann ist dafür meist ein Anschreiben zu erstellen und zu drucken. Mit OpenOffice Writer ist der dafür nötige Serienbrief schnell erstellt.

Um ein vorhandenes oder neu zu erstellendes Dokument mit Adressdaten zu verknüpfen und daraus einen Serienbrief zu erstellen enthält der OpenOffice Writer einen Serienbrief-Assistenten. Dieser findet sich im 'Extras'-Menü und führt den Benutzer in den folgenden acht Schritten durch die Erstellung eines Serienbriefs:

  1. Ausgangsdokument wählen: In der Regel werden Sie hier wohl 'Aktuelles Dokument verwenden' wählen.
  2. Dokumenttyp wählen: Nachdem wir einen Serienbrief und keine Serienemail erstellen wollen wählen wir hier 'Brief'.
  3. Adressblock einfügen: In diesem Schritt ist die zu verwendende Tabelle mit den Adressen auszuwählen und deren Datenfelder dem Adressblock zuzuordnen. Näheres zu diesem Schritt finden Sie weiter unten.
  4. Briefanrede erstellen: Soll das Dokument mit einer personalisierten Briefanrede wie zum Beispiel 'Sehr geehrter Herr Einstein' versehen werden, dann sind die hierfür nötigen Angaben in diesem Schritt zu machen: Neben einer 'allgemeinen Briefanrede' kann dabei auch eine 'personalisierte Briefanrede' erstellt werden, deren Aufbau frei gewählt werden kann. Bei letzterer wird zwischen der Briefanrede für einen Mann und der Briefanrede für eine Frau unterschieden. Um OpenOffice diese Unterscheidung anhand der Adressdaten zu ermöglichen ist dazu noch die Spalte mit der Anrede / dem Geschlecht anzugeben und der Wert der in dieser Spalte in der Adressliste für 'Frau' verwendet wird, also in der Regel eben der Begriff 'Frau'.
  5. Layout anpassen: In diesem Schritt kann der Adressblock und die Zeile mit der Briefanrede in dem Dokument positioniert werden.
  6. Dokument vorbereiten: Hier kann der Serienbrief kontrolliert und gegebenenfalls noch angepasst werden. Die dazugehörige Vorschau findet sich im Hauptfenster von OpenOffice Writer. Auch ist es hier möglich einzelne Empfänger von dem Serienbrief auszuschließen, was aber sinnvollerweise eher durch das Ändern der Adressliste gemacht werden sollte.
  7. Dokument personalisieren: In diesem Schritt wird für jede der Adressen aus der Adressliste ein personalisiertes Dokument erstellt. Der gesamte Serienbrief enthält dabei, bei einem einseitigen Ausgangsdokument, für jeden Empfänger eine eigene Seite. Da die Postdienstleister als Voraussetzung für die Inanspruchnahme des günstigen Portos für Werbebriefe meist fordern, dass die einzelnen Werbeschreiben bis auf den Adressblock und die Briefanrede identisch sind, sollte von dieser Möglichkeit kein Gebrauch gemacht werden.
  8. Speichern, drucken, versenden: Und in dem letzten Schritt schließlich kann sowohl das Ausgangsdokument als auch der Serienbrief gespeichert werden oder aber es wird der Serienbrief gedruckt oder per Email versendet.

Der wichtigste Schritt beim erstellen eines Serienbriefs ist der dritte Schritt, das 'Adressblock einfügen'. Dieser wiederum lässt sich in die folgenden drei Unterabschnitte untergliedern:

  1. Adressliste auswählen: Mit Hilfe der Schaltfläche 'Andere Adressquelle wählen' kann eine Adressquelle für den Serienbrief gewählt werden. Wenn die Datenquelle noch nicht in der Liste mit den verfügbaren Datenquellen vorhanden ist, kann diese dort mit Hilfe der Schaltfläche 'Hinzufügen' hinzugefügt werden. Möglich sind hier unter anderem Excel-Dateien (XLS). Achten Sie dabei darauf, dass die Excel-Datei in der ersten Zeile mit Spaltenüberschriften versehen ist, da nur so die Spalten aus der Adressliste den einzelnen Bestandteilen des Adressblocks zugeordnet werden können. Wie man die Spaltenüberschriften ergänzt können Sie in dem Artikel 'Excel: Spaltenüberschriften hinzufügen' nachlesen.
  2. Adressblock wählen: Hier kann festgelegt werden ob der Serienbrief überhaupt mit einem Adressblock versehen werden und wenn ja wie dieser aussehen soll. Dazu kann dieser mit Hilfe der Schaltfläche 'Mehr' aus einer ganzen Reihe an vordefinierten Adressblöcken auswählt werden. Findet sich unter den vordefinierten Adressblöcken kein passender Adressblock, dann kann mit der Schaltfläche 'Neu' ein eigener Adressblock definiert werden. An dieser Stelle ist der OpenOffice Writer allerdings nicht allzu flexibel: Wenn die Adressen mehr als eine Zeile für den Firmennamen enthalten, dann kann für den Adressblock leider nicht einfach ein zusätzliches Adresselement für das zweite Datenfeld des Firmennamens angelegt werden. Da keine neuen Adresselemente angelegt werden können, muss in diesem Fall eines der vorhandenen Adresselemente umfunktioniert werden. Das ist natürlich fehleranfällig, weil dann aus der Bezeichnung des Adresselements nicht mehr hervorgeht wofür es tatsächlich verwendet wird.
  3. Datenfelder zuordnen: Schließlich müssen dann noch die Spalten aus der Adressliste den Adresselementen aus dem Adressblock und der Briefanrede zugeordnet werden.

Wie man mit dem DeduplicationWizard die Adressliste für einen Serienbrief optimal vorbereitet können Sie in dem Artikel 'Direktmarketing-Kampagnen mit dem DeduplicationWizard vorbereiten' nachlesen.

Autor: Thomas Hainke