Excel: Daten selektieren mit Hilfe des Sortierens

Ziel jeder Dialogmarketing-Kampagne ist es exakt jene Personen oder Firmen anzuschreiben die für das beworbene Produkt am erfolgversprechendsten sind. Dazu müssen die passenden Adressen entsprechend der Zielgruppe selektiert werden.

Um Adressen oder Daten zu selektieren gibt es Datenbankabfragesprachen wie beispielsweise SQL und diverse Tools und Assistenten in den Programmen mit denen die Daten verwaltet werden. Manchmal lässt sich eine Selektion aber auch durch einfaches sortieren mit Excel realisieren.

Nehmen wir an Sie haben eine Tabelle mit Adressen zu denen Ihnen auch das Geburtsdatum vorliegt und wollen daraus diejenigen Personen herausfiltern die zwischen 20 und 30 Jahren alt sind. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die Spalte nach der sortiert werden soll, also in unserem Beispiel die Spalte mit dem Geburtsdatum, indem Sie auf den Kopf der Spalte klicken. Die Spalte sollte jetzt blau hinterlegt sein.
  2. Klicken Sie bei Excel 2007 auf die Schaltfläche 'Sortieren und filtern' die Sie auf dem Reiter 'Start' ganz rechts finden und wählen Sie aus dem Kontextmenü dort entweder 'von A bis Z sortieren' oder 'von Z bis A sortieren' aus. Bei Excel 2003 finden Sie hierfür zwei Schaltflächen in der Toolbar, die mit 'A->Z' und 'Z->A' beschriftete sind.
  3. Daraufhin erscheint ein Dialog der darauf hinweist, dass die anderen Spalten der Tabelle höchstwahrscheinlich mit sortiert werden sollen. Lassen Sie die Voreinstellung dieses Dialogs auf 'Markierung erweitern' stehen und klicken Sie auf die Schaltfläche 'sortieren'. Die Tabelle wird dann nach der angegebenen Spalte sortiert.
  4. Kontrollieren Sie bitte in jedem Fall nach dem sortieren noch einmal ob auch alle Spalten mit sortiert worden sind, da der Inhalt der einzelnen Zeilen ansonsten durcheinander gerät.
  5. Nachdem die Tabelle jetzt nach der gewünschten Spalte sortiert ist, kann jetzt entweder der Block mit den Zeilen die dem Selektionskriterium entsprechen markiert und in ein neues Arbeitsblatt kopiert werden, oder es wird der oder die Blöcke mit den Zeilen die dem Selektionskriterium nicht entsprechen markiert und anschließend gelöscht.

Autor: Thomas Hainke