Word 2003: Serienbrief drucken

Dialogmarketing lebt von der mehr oder weniger direkten Kommunikation mit den Kunden. Werden dazu Werbebriefe versendet, dann ist dafür meist ein Anschreiben zu erstellen und zu drucken. Mit Word2003 ist der dafür nötige Serienbrief schnell erstellt.

Um ein vorhandenes oder neu zu erstellendes Dokument mit Adressdaten zu verknüpfen und daraus einen Serienbrief zu erstellen enthält Word2003 einen Serienbrief-Assistenten. Dieser findet sich im Menü 'Extras', dort im Untermenü 'Briefe und Sendungen' und nennt sich 'Serienbrieferstellung'. Der Assistent wird dabei im rechten Teil des Hauptfensters geöffnet. Anstelle von Schaltflächen dienen dort ganz unten angeordnete 'Links' für die Navigation zwischen den sechs Schritten in denen der Assistent den Benutzer durch die Erstellung eines Serienbriefs führt:

  1. Dokumenttyp wählen: Nachdem wir einen Serienbrief und keine Serienemail erstellen wollen wählen wir hier 'Brief'.
  2. Dokument wird gestartet: In der Regel werden Sie hier wohl 'Aktuelles Dokument verwenden' wählen.
  3. Empfänger wählen: Wenn Sie Ihre Adressen in einer Excel-Datei gespeichert haben, dann müssen Sie hier 'Vorhandene Liste verwenden' wählen. Mit Hilfe des Links 'Durchsuchen' können Sie dann Ihre Datei öffnen. Word zeigt daraufhin dann einen Dialog an mit dessen Hilfe die Adressen noch vom Druck des Serienbriefs ausgeschlossen werden können. Dieser Dialog kann mit Hilfe des Links 'Empfängerliste bearbeiten' auch später noch einmal aufgerufen werden. In der Regel werden Sie Ihre Adressen aber schon vorher, außerhalb von Word optimal aufbereitet haben, so dass Sie von den Möglichkeiten die Ihnen Word an dieser Stelle bietet keinen Gebrauch machen müssen. Achten Sie bitte darauf, dass die Excel-Datei in der ersten Zeile mit Spaltenüberschriften versehen ist, da nur so die Spalten der Adressliste den einzelnen Variablen des Serienbriefs zugeordnet werden können. Wie man die Spaltenüberschriften ergänzt können Sie in dem Artikel 'Excel: Spaltenüberschriften hinzufügen' nachlesen.
  4. Schreiben Sie Ihren Brief: In diesem Schritt wird der Brieftext, den Sie vermutlich vorher schon geschrieben haben, mit den variablen Elementen versehen. Nachdem der Assistent an dieser Stelle nicht sonderlich flexibel ist soll hier nur kurz darauf eingegangen werden. Weiter unten folgt dann eine Beschreibung wie man einen Serienbrief ohne den Assistenten erstellt. Wenn hierfür der Assistent verwendet wird, dann ist zunächst der Adressblock einzufügen. Der Dialog mit dessen Hilfe der Adressblock konfiguriert wird führt oben die Adresselemente und die möglichen Formate auf. Darunter findet sich eine Vorschau, mit deren Hilfe man sich von dem Effekt der aktuell gewählten Einstellungen ein Bild machen kann. Und ganz unten findet sich noch eine Schaltfläche 'Felder wählen', mit deren Hilfe den Adresselementen einzelne Spalten aus der Adressliste zuordnet werden. Wenn man diesen Dialog mit 'OK' verlässt wird der Adressblock in Form einer Variable in den Brieftext eingefügt. Weiterhin kann der Brief noch mit einer Grußzeile versehen werden. Aber auch hier ist der zugehörige Konfigurationsdialog in dem Assistenten nicht allzu flexibel. Insbesondere eine Unterscheidung zwischen der Anrede für eine Frau und der Anrede für einen Mann ist hier nicht möglich.
  5. Vorschau auf Ihre Briefe: In diesem Schritt werden die Briefe so dargestellt wie sie später gedruckt werden. Einzelne Empfänger können hier noch vom Druck ausgeschlossen werden, was aber sinnvollerweise eher durch das Ändern der Adressliste gemacht werden sollte. Wird der Brieftext an dieser Stelle noch geändert, dann wirken sich diese Änderungen auf alle Empfänger aus.
  6. Seriendruck beenden: In diesem Schritt kann der Serienbrief gedruckt werden. Es können hier aber auch einzelne Schreiben noch weiter an den jeweiligen Empfänger angepasst werden. Da die Postdienstleister als Voraussetzung für die Inanspruchnahme des günstigen Portos für Werbebriefe meist fordern, dass die einzelnen Werbeschreiben bis auf den Adressblock und die Briefanrede identisch sind, sollte man von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch machen.

Wie bereits angedeutet ist der Assistent nicht allzu flexibel. In den meisten Fällen ist es von daher sinnvoll diesen erst gar nicht zu verwenden. Ohne den Assistenten können Serienbriefe folgendermaßen erstellt werden:

  1. Die hierfür benötigten Funktionen finden sich auf der Seriendruck-Symbolleiste. Sollte diese noch nicht angezeigt werden, dann ist diese zunächst über das Menü 'Extras' im Untermenü 'Briefe und Sendungen' über den Menüpunkt 'Seriendruck-Symbolleiste einblenden' zu aktivieren.
  2. Aus der Seriendruck-Symbolleiste ist dann die Schaltfläche 'Hauptdokument Setup' und aus dem dazugehörigen Dialog 'Briefe' zu wählen.
  3. Als nächstes binden wir die Adresstabelle in das Dokument ein. Dazu benutzen wir die Schaltfläche 'Datenquelle öffnen' aus der Seriendruck-Symbolleiste.
  4. Mit Hilfe der Schaltfläche 'Seriendruckempfänger' können wir uns den Inhalt der Adresstabelle ansehen und gegebenenfalls noch einzelne Adressen von dem Druck ausschließen.
  5. Der Adressblock könnte jetzt über die Schaltfläche 'Adressblock' mit Hilfe exakt des gleichen Dialogs eingefügt werden wie auch beim Assistenten. Flexibler ist es allerdings sich den Adressblock mit Hilfe der Schaltfläche 'Seriendruckfeld einfügen' aus den dafür benötigten Datenfeldern der Adressliste einzeln zusammenstellen. Auf diesem Wege ist es problemlos möglich beispielsweise zwei Namenszeilen für den Firmennamen zu berücksichtigen.
  6. Bei der Briefanrede können wir jetzt zwischen der Anrede für eine Frau und der Anrede für einen Mann unterscheiden. Dazu wählen wir den Menüpunkt 'Wenn ... Dann ... Sonst' im Kontextmenü der Schaltfläche 'Regel' aus. Als Regel legen wir fest, dass immer dann wenn das Datenfeld mit dem Kürzel für die Anrede den Begriff 'Frau' enthält der Text 'Sehr geehrte Frau' verwendet werden soll und ansonsten 'Sehr geehrter Herr'. Anschließend fügen wir mit Hilfe der Schaltfläche 'Seriendruckfeld einfügen' dahinter noch das Datenfeld mit dem Nachnamen ein. Derartige Regeln können natürlich auch an anderen Stellen des Schreibens noch zu anderen Zwecken eingesetzt werden.
  7. Schließlich kann das Ergebnis mit Hilfe der Schaltfläche 'Seriendruck-Vorschau' begutachtet und mit Hilfe der Schaltfläche 'Seriendruck an Drucker' gedruckt werden.

Wie man mit dem DeduplicationWizard die Adressliste für einen Serienbrief optimal vorbereitet können Sie in dem Artikel 'Direktmarketing-Kampagnen mit dem DeduplicationWizard vorbereiten' nachlesen.

Autor: Thomas Hainke