Excel: Zwei Tabellen zusammenführen

Am einfachsten ist das Zusammenfassen von zwei Tabellen mit einem speziellen Werkzeug wie der dafür vorgesehenen Funktion in den auf www.DataQualityApps.de erhältlichen DataQualityTools oder dem ebenfalls dort erhältlichen DeduplicationWizard. Mit den Bordmitteln von Excel aber ist das auch nicht weiter schwer, selbst wenn die Struktur der beiden zusammenzufassenden Tabellen voneinander abweichen sollte.

Nehmen wir einmal an wir hätten zwei Adresstabellen mit der folgenden Struktur:

Erste Tabelle: 'Firma1', 'Firma2', 'Strasse', 'Postleitzahl', 'Ort', 'Land'

Zweite Tabelle: 'Firma', 'Strasse', 'Land', 'Postleitzahl', 'Ort'

Die beiden Tabellen unterscheiden sich also nur darin, dass in der einen Tabelle für den Firmennamen zwei Spalten vorgesehen sind und darin, dass die Spalte mit dem Land an einer unterschiedlichen Stelle steht. Bevor wir die beiden Adresstabellen zusammenfassen können müssen wir erst deren Struktur aneinander anpassen:

  1. In der zweiten Tabelle muss hinter der Spalte 'Firma' eine zusätzliche Spalte für 'Firma2' eingefügt werden: Dazu klicken wir irgendwo in die Spalte 'Strasse' um diese zur aktuell ausgewählten Spalte zu machen. Ein Klick mit der rechten Maustaste bringt das Kontextmenü auf den Bildschirm. Daraus wählen wir 'Zellen einfügen' aus. Aus dem kleinen Dialog der daraufhin erscheint wählen wir 'Ganze Spalte' aus. Die Spaltenüberschriften für die Spalte 'Firma' und die neu hinzugekommene Spalte könnten wir jetzt natürlich auf 'Firma1' und 'Firma2' ändern. Nachdem die Tabelle mit der angepassten Struktur nur gebraucht wird um die beiden Adresstabellen zusammenzuführen können wir darauf aber auch verzichten.
  2. In der zweiten Tabelle muss die Spalte 'Land' hinter die Spalte 'Ort' verschoben werden: Dazu markieren wir zunächst die gesamte Spalte 'Land' indem wir auf den Kopf der Spalte 'D' klicken. Die Spalte 'Land' sollte jetzt blau hinterlegt sein. Ein Klick mit der rechten Maustaste bringt das Kontextmenü auf den Bildschirm. Daraus wählen wir 'Ausschneiden' aus. Alternativ dazu könnten wir auch die Tastenkombination STRG+X verwenden. Die Spalte 'Land' wird jetzt durch einen gestrichelten Rahmen hervorgehoben. Anschließend klicken wir auf den Kopf der Spalte 'G', also der Spalte direkt hinter der Spalte 'Ort'. Jetzt müsste satt der Spalte 'D' die Spalte 'G' blau hinterlegt sein. Ein Klick mit der rechten Maustaste bringt das Kontextmenü auf den Bildschirm. Daraus wählen wir 'Einfügen' aus. Alternativ dazu könnten wir auch die Tastenkombination STRG+V verwenden. Damit haben wir jetzt die Spalte 'Land' schon einmal an die richtige Stelle verschoben. Jetzt müssen wir nur noch die leere Spalte 'D' herauslöschen. Dazu klicken wir auf den Kopf der Spalte 'D', so dass diese blau hinterlegt dargestellt wird, holen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf den Bildschirm und wählen dort den Eintrag 'Zellen löschen' aus.

Gut, damit haben die beiden Tabellen jetzt exakt die selbe Struktur. Das Zusammenführen der beiden Adresstabellen ist jetzt nicht mehr schwer: Gehen Sie dazu am besten bei der zweiten Tabelle ganz nach unten zum letzten Datensatz und markieren Sie diesen als Ganzes indem Sie auf die Zelle mit der Zielennummer davor klicken. Der letzte Datensatz sollte jetzt blau hinterlegt angezeigt werden. Gehen Sie anschließend ganz nach oben zum Anfang der Tabelle, drücken Sie die Umschalt-/Shift-Taste und klicken Sie anschließend auf den Kopf der zweiten Zeile. Jetzt sollten alle Zeilen der Adresstabelle mit Ausnahme der Spaltenüberschriften blau hinterlegt angezeigt werden. Damit müssen wir diese Zeilen jetzt nur noch in die Zwischenablage und von dort aus in die erste Tabelle kopieren. Mit der Tastenkombination STRG-C oder dem Eintrag 'Kopieren' aus dem Kontextmenü werden die blau hinterlegten Zeilen in die Zwischenablage kopiert. Öffnen Sie jetzt die erste Tabelle, gehen Sie ganz nach unten zum letzten Datensatz und klicken Sie in die erste freie Zelle der ersten Spalte dort. Mit der Tastenkombination STRG-V oder mit dem Eintrag 'Einfügen' aus dem Kontextmenü fügen Sie in einem letzten Schritt die Daten aus der Zwischenablage unterhalb der Daten der ersten Adresstabelle ein. Speichern Sie das Ergebnis ab. Die Änderungen an der Struktur der zweiten Adresstabelle brauchen wir dagegen nicht zu speichern.

Weicht die Struktur der beiden zusammenzufassenden Tabellen stark voneinander ab, müssen also beispielsweise vor dem Zusammenführen erst noch bestimmte Datenfelder zusammengefasst oder zerlegt werden, dann empfiehlt sich der Einsatz eines Tools wie den DataQualityTools, die Sie auf www.DataQualityApps.de finden.

Durch das Zusammenführen der beiden Tabellen ist es wahrscheinlich, dass der ein oder andere Datensatz darin mehrfach vorkommt. Wie man seine Tabelle von Duplikaten bereinigt können Sie in dem Artikel 'Suche nahc Duplikaten mit dem DeduplicationWizard' nachlesen. Denkbar ist aber auch, dass Sie schon vor dem Zusammenfassen der beiden Tabellen dafür sorgen, das es zwischen diesen beiden Tabllen keine Überschneidungen mehr gibt. Wie man die dafür nötige Suche nach Duplikaten zwischen zwei Tabellen vornimmt können Sie in dem Artikel 'Opt-out-Listen mit den DataQualityTools verarbeiten' nachlesen.

Autor: Thomas Hainke